Oegentligheter vid upphandling 2020 – Filminstitutet säger upp avtal med extern operatör

Efter att Filminstitutets nya ledning identifierat frågetecken i samarbetet med den externa operatör som efter en upphandling 2020 bland annat driver kafé- och co-working-verksamhet i Filmhuset, fick revisionsfirman EY uppdraget att utföra en oberoende granskning av ekonomin, beslutsfattandet och den interna kontrollen kring projektet.

EY:s granskning visar att det fanns personliga kopplingar mellan å ena sidan personer i Filminstitutets dåvarande ledning och styrelse och å andra sidan anlitad upphandlingskonsult och ledande personer i det företag som vann upphandlingen. Enligt EY har två personer, som inte längre har någon koppling till Filminstitutet, sannolikt brutit mot Filminstitutets jävspolicy i samband med upphandlingen. Indikationer finns, menar EY, på att detta sannolikt har inneburit fördelar för det vinnande företaget. De oegentligheter som identifierats i granskningen innebär dock, enligt EY, inte några lagöverträdelser enligt brottsbalken eller stiftelselagen.

EY identifierade även ett antal brister i den interna kontrollen kopplat till avtalet: Styrelsen har fått bristfällig och delvis missvisande information, såväl attestrutiner som dokumentation har varit otillräcklig. En styrelseledamot har tillåtits fakturera Filminstitutet från eget bolag utöver det ordinarie styrelsearvodet, för arbete kring projektet.

EY:s slutsatser styrker också den utvärdering som Filminstitutets nya ledning genomfört och som visar att avtalet inte har levt upp till de ekonomiska förväntningar som fanns när det slöts 2020.

Mot bakgrund av det som framkommit har Filminstitutets styrelse beslutat att avsluta avtalet med operatören i samband med att avtalet löper ut under hösten 2025. I nuläget riktas dock inte någon kritik mot operatören. Frågan om hur verksamheten i Filmhuset ska utformas efter det datumet utreds.

Åtgärder har redan vidtagits internt för att förhindra att något liknande skulle kunna hända igen. Därutöver pågår en översyn över interna processer och fler skärpta rutiner kommer successivt att vara på plats under 2023.

– Det har varit viktigt och nödvändigt att genomföra den här oberoende granskningen. Jag är tacksam över att Filminstitutets nya ledning tagit initiativ till att grundligt utreda och åtgärda de felaktigheter som har förekommit tidigare, säger Gunilla von Platen, ordförande för Filminstitutets styrelse sedan den 1 mars i år.

Granskningen ovan och de felaktigheter som framkommit berör endast avtalet med operatören i Filmhuset, inte ordinarie verksamhet.

För mer information, vänligen kontakta:

Jonas Westberg, ekonomichef
Telefon: 08-665 12 57, jonas.westberg@filminstitutet.se

Jessica Dhyr, tf kommunikationschef
Telefon: 08-665 11 49, jessica.dhyr@filminstitutet.se